Как сориентироваться в среде Microsoft Outlook?




Среда Outlook ясна, и после небольшого исследования каждый сможет легко ее освоить.

Если вы только что создали новый почтовый ящик от Microsoft, вы найдете только автоматически сгенерированное приветственное письмо от команды Outlook. Если вы добавили адрес электронной почты, который использовали в течение некоторого времени, вы увидите всю полученную почту. Среда Outlook ясна, и после небольшого исследования каждый сможет легко ее обойти. Чтобы облегчить вам процесс обучения, мы подготовили для вас руководство, в котором мы сначала познакомимся с окружающей средой, а затем поговорим о том, как организовать и отправить почту.

Если вы посмотрите на монитор, вы заметите, что отметили отдельные части среды Outlook, они означают следующее:

  • Карточки — карточки предлагают инструменты связывания в соответствии с их функциональной направленностью. Когда вы нажимаете на одну из вкладок («Главная», «Просмотр» и т. д.), Содержимое ленты изменяется.
  • Лента — это меню, которое меняется в зависимости от того, какую карту вы выбрали. На ленте вы найдете все инструменты и параметры, необходимые для работы с электронной почтой. Если вы хотите развернуть ленту, чтобы вы могли видеть название каждого инструмента в дополнение к значку, щелкните маленькую стрелку в правом нижнем углу текущей ленты.
  • Раздел «Избранное» — сюда вы можете добавить наиболее часто используемые папки из ваших почтовых ящиков. Этот раздел является единообразным, поэтому вы можете добавлять папки из всех учетных записей электронной почты, в которые вы вошли в Outlook. Элементами по умолчанию являются входящие, исходящие и удаленная почта, а также черновики. Однако вы можете добавить сюда любую папку, щелкнув ее правой кнопкой мыши и выбрав «Добавить в избранное». Процедура удаления из избранного аналогична.
  • Разделы (основная папка) электронной почты — в Outlook может быть несколько таких разделов. В них вы найдете все папки, а следовательно, и сообщения, содержащиеся в почтовом ящике.
  • Панель навигации — здесь вы можете легко переключаться между электронной почтой, календарем, контактами и списками дел, нажав. Если вы просто наведете указатель мыши на кнопку, вы увидите предварительный просмотр детали, в котором вы легко найдете то, что ищете. Нажав на три точки, вы можете упорядочивать папки или добавлять заметки.
  • Список электронных писем в данной папке — в этом разделе будут отображаться электронные письма, содержащиеся в папке, которую вы только что выбрали в одном из левых разделов. В самом верху вы можете увидеть вкладки «Приоритет» и «Далее». Outlook попытается отсортировать сообщения электронной почты по их важности. Цель состоит в том, чтобы отделить важные сообщения, отправленные реальными людьми, от электронных писем, автоматически созданных роботами. Если вы нажмете «Сортировать по», откроется меню, которое в дальнейшем поможет вам с четким просмотром полученных сообщений.
  • Содержимое полученного сообщения электронной почты — после нажатия на сообщение электронной почты в этом окне будет отображаться его содержимое, то есть текст, изображения и вложения, отправленные кем-либо.
  • Поле поиска — используйте это текстовое поле, если вам нужно найти контакт, сообщение электронной почты, содержащее определенную фразу, или что-либо еще.

Создавайте, отправляйте и пересылайте электронные письма в Outlook

Конечно, Outlook был бы не очень практичным, если бы не позволял отправлять электронную почту. Если вы хотите написать новое сообщение, нажмите кнопку «Новое письмо» в верхнем левом углу. Откроется совершенно новое окно. Сначала не забудьте указать адрес и тему, а затем продолжайте вводить содержание. Вы можете использовать вкладки на верхней панели и их меню для форматирования текста, вставки вложений и т. д. В большинстве случаев вы можете использовать вкладку «Сообщение», где собраны наиболее важные инструменты — базовое форматирование, прикрепление вложения или установка важности.

Файл можно прикрепить к электронному письму как на вкладке «Сообщение», так и на вкладке «Вставить». Таким образом он вставляется как приложение. Однако из-за некоторых особенностей вам нужно будет стремиться к другим способам. Например, если вы хотите добавить заголовки и подзаголовки к своему электронному письму, вкладка «Форматирование текста» для вас. Или, если вы хотите вставить изображение непосредственно в текст (а не как вложение, как показано на изображении), вам нужно будет использовать вкладку «Вставить», а затем параметр «Изображения». Если у вас есть опыт работы с такими приложениями, как MS Word или PowerPoint, вы наверняка быстро сориентируетесь. Если вы не видите полную ленту, необходимо активировать ее стрелкой в ​​правом нижнем углу.

Отправьте готовое электронное письмо с помощью кнопки «Отправить». Он был доставлен на тестовый адрес, с которого он был отправлен, чтобы мы могли использовать его для дальнейших демонстраций, но, конечно же, он будет доставлен в ящик электронной почты, который вы указали в поле «Кому».

Пересылка и ответы

Если вы хотите отправить ответ, щелкните сообщение электронной почты, на которое хотите ответить, а затем выберите одну из стрелок в его правом верхнем углу (ответить, ответить всем, переслать). Это вставит часть текста ответа в полученное электронное письмо. В этом режиме редактирования вкладка «Сообщение» будет доступна, но если вам нужно использовать какие-либо функции, которых нет на ней, просто нажмите «Открыть в новом окне», что даст вам ту же среду, что и при составление нового сообщения.

Автоматическая сортировка почты по папкам и правилам в MS Outlook

Несмотря на то, что MS Outlook является продвинутой, но в то же время полезной функцией, является автоматическая сортировка почты по заранее выбранным критериям. Например, получаете ли вы большое количество писем с одного адреса, поэтому они заполняют значительную часть вашего почтового ящика, но в то же время это не спам? Вы можете автоматически перемещать такие электронные письма в любую папку, где они будут надежно храниться. Он работает, устанавливая правило, согласно которому специально выбранные электронные письма будут автоматически перемещаться.

Если вы не ошиблись, следующее электронное письмо, соответствующее указанным критериям, будет автоматически перемещено в выбранную папку. Это означает, что он вообще не появится в вашем почтовом ящике. Вы можете указать правило с рядом критериев разных типов, что позволяет более точно идентифицировать сообщения.